Co do zasady każda gmina, powiat i miasto oraz ich jednostki organizacyjne (JST) będą zobowiązane do ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa UE i krajowego. Projekt ustawy zwany "Ustawą o Sygnalistach" ma wejść w życie w I kwartale 2022r. Obowiązek ma obejmować podmioty publiczne (JST) zatrudniające co najmniej 50 pracowników, co w praktyce będzie dotyczyć oprócz UM, Starostw Powiatowych i Urzędów Wojewodzkich także większość UG. Dyrektywa unijna formalizuje rolę SYGNALISTY . Na niej bazuje polski ustawodawca przygotowując ustawę. Ma ona w podmiocie publicznym (JST) i firmie wprowadzić prawny parasol ochronny nad osobą zgłaszającą nieprawidłowości.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia zasad SYGNALISTY ?
Zobowiązani są do wdrożenia :
- podmioty publiczne (JST) i podległe jednostki organizacyjne zatrudniające co najmniej 50 pracowników
- firmy zatrudniające co najmniej 250 pracowników
- firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników, lecz wejście obowiązku dla tych zostanie przesunięte o 1 rok
Obligatoryjnie ustawę o SYGNALISTACH muszą wdrożyć podmioty wymienione w USTAWIE o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, (AML) . Dotyczy to m.in.:
- fundacji i stowarzyszeń,
- doradców i biur podatkowych,
- komisów samochodowych i salonów dealerskich,
- agentów ubezpieczeniowych,
- biur pośrednictwa i handlu nieruchomościami,
- agentów kredytowych,
- przedsiębiorców wynajmujących okazjonalne nieruchomości innym przedsiębiorcom.
- radców prawnych, adwokatów, notariuszy.
Kim jest SYGNALISTA ?
Sygnalistami mogą być:
- pracownicy,
- współpracownicy (również w ramach działalności gospodarczych),
- akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organów,
- wolontariusze, stażyści
- pracownicy wykonawców, podwykonawców i dostawców przedsiębiorcy zobowiązanego.
Sygnalista nie może być stroną w zgłaszanym problemie oraz w przypadku pracowników i współpracowników nie być to zgłoszenie w ramach obowiązków służbowych.
SYGNALISTA w firmie
W firmie sygnalista zobowiązany jest do składania zgłoszeń poprzez utworzony przez pracodawcę kanał informacyjny. Pracodawca ma obowiązek chronić tożsamość i zabezpieczyć interesy sygnalisty przed negatywnymi skutkami sygnalizowania. Obowiązek ten prawdopodobnie dotyczył będzie firm z zatrudnieniem powyżej 50 zatrudnionych, ale także firm wymienionych w Ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (lista powyżej).
W celu określenia zakresu działania sygnalisty w firmie konieczne będzie dokonanie audytu prawnego. Przedsiębiorcy będą musieli dokładnie przejrzeć wykonywane procesy i posiadane procedury, dokonać analizy ryzyka i obowiązków ustawowych. Na podstawie tej analizy powinni dokonać stosownych aktualizacji lub podjąć określone czynności naprawcze.
SYGNALISTA w Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST)
Nowe zobowiązanie w praktyce będzie dotyczyło wiele podmiotów publicznych. Mają dotyczyć jednostek samorządowych:
- gmin
- miast
- powiatów
- urzędów wojewódzkich
- jednostek organizacyjnych
- spółek miejskich
Wymóg ma dotyczyć podmiotów zatrudniających więcej jak 50 pracowników. To w praktyce oznacza, że kilka tysięcy jednostek samorządowych i organizacyjnych będzie objętych obowiązkiem wdrożenia kanału zgłaszania nieprawidłowości.
Obowiązki pracodawcy
Firmy i instytucje publiczne (JST) będą zobowiązane m.in. do:
- zaprojektowania bezpiecznych kanałów przyjmowania zgłoszeń w sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenie,
- wyznaczenia bezstronnej osoby do podejmowania działań w związku z otrzymanym zgłoszeniem,
- przygotowania i wdrożenia Reglaminu Zgłoszeń Wewnętrznych,
- zapoznania z nim pracowników,
- ocena czy zgłoszenie spełnia wymogi Ustawy o Sygnalistach i czy osoba zgłaszająca podlega ochronie prawnej,
- podejmowania działań następczych w związku ze stwierdzeniem naruszenia, takich jak np. przekazania sprawy do odpowiedniego działu, innej instytucji i organu państwowego lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wobec osoby odpowiedzialnej za naruszenie,
- przygotowania raportu końcowego, zawierającego ustalenia faktyczne oraz rekomendacje działań następczych,
- prowadzenia rejestru zgłoszeń sygnalistów
Kanały zgłaszania nieprawidłowości
Dyrektywa przewiduje możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:
1.wewnętrznym - zanim zostaną skierowane do organów zewnętrznych, jeśli naruszeniu można skutecznie zaradzić wewnątrz organizacji,
2. zewnętrznym (do właściwego organu) lub
3. w drodze ujawnienia publicznego (w ostateczności, jeśli wcześniej dokonano zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego i nie zostały podjęte żadne działania).
Zgłoszenia naruszeń mają dotyczyć sfer:
- interesów finansowych Unii Europejskiej
- zasad rynku wewnętrznego,
a także dziedzin:
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.
Korzyści dla pracodawcy
Rozporządzenie w swojej idei także ma pomagać we właściwej organizacji podmiotów publicznych i przedsiębiorstw. Podmiot może uzyskać korzyści takie jak:
- zwiększenie efektywności zarządzania poprzez zapobieganie nadużyciom i unikanie kryzysów
- pomoc w zapewnieniu zgodności z prawem
- wdrożenie dobrych rozwiązań poprzez wnioski racjonalizatorskie obiektywnych obserwatorów
- wskazówki mogące usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa/podmiotu
Wdrożenie USTAWY SYGNALISTA . Oferta MEDIATORA
Oferujemy kompleksowe wdrożenie w zakresie:
1. przygotowanie indywidualnej dokumentacji wdrożeniowej ( w tym szkoleniowej, pomoc w organizacji kanałów zgłaszania, Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych ) oraz pomoc przy powołaniu osoby do obsługi zgłoszeń wraz ze szkoleniem,
2. udostępnienie kanału do przyjmowania zgłoszeń (outsourcing),
3. obsługa zgłoszeń z wybranych kanałów - przejęcie obowiązku osoby do obsługi zgłoszeń (outsourcing).
Oferta w przypadku JST może obejmować UM/UG/Starostwo Powiatowe wraz z jednostkami organizacyjnymi, co zmniejszy koszty obsługi.